Как организовать работу склада с нуля

Грамотная работа склада зависит от организационных, технологических и управленческих решений. Цель их формирования и внедрения — отладка процессов обработки и хранения ТМЦ таким образом, чтобы склад работал стабильно и приносил прибыль.

Определение целей и задач склада

Особенности организации складского процесса зависят от профильного назначения склада. С точки зрения бизнес-процессов складской комплекс — это самостоятельная производственная система (предприятие) или часть такой системы, обеспечивающая движение, учет, обработку и хранение ТМЦ (товаров, материалов, продукции, комплектующих).

По своему назначению и функциям склады бывают разные:

• центр хранения — ТМЦ размещаются с расчетом на максимальное обеспечение сохранности в течение длительного времени, операции обработки сведены к минимуму;
• центр распределения — склад работает как центр сортировки и перенаправления товарных потоков для сторонних заказчиков или для обеспечения взаимодействия внутри предприятия;
• склад обработки и формирования заказов — наиболее сложный вид складской деятельности, требующий применения промышленного подхода при организации;
• промежуточный склад кратковременного хранения и перевалки товаров — работает как звено грузовой цепочки на обслуживании входящих и исходящих транспортных потоков.

Любой из приведенных вариантов требует разработки новых или применения типовых решений с учетом специфики склада и поддержания экономической эффективности. Для всех складов есть общие принципы запуска.

Выбор места для склада

При выборе места для склада учитываются определенные условия:

• транспортная доступность с учетом близости дорог и перевалочных узлов (станций, портов, контейнерных площадок);
• возможность привлечения персонала с учетом потребности в рабочей силе и уровня заработной платы;
• стоимость аренды площадей, поддержание условий хранения и обработки грузов, затраты на коммунальные услуги и электроэнергию, региональные и местные сборы;
• удаление от зон доставки товаров, организация внешней логистики для обслуживания клиентов по приоритетам, выстраивание маршрутов и графиков доставки.

При аренде помещений важно учесть требования к срокам использования: при заключении договора аренды склада на срок более 11 месяцев потребуется регистрация в кадастре.

Проектирование склада

Основной принцип проектирования склада — зонирование площадей и распределение доступных помещений. Здесь необходимо использовать промышленный подход, который предполагает:

• определение назначения площадей по признаку хранения, обработки и сортировки, приема и отгрузки ТМЦ;
• выполнение норм и требований по использованию вспомогательных и хозяйственных помещений, размеров зон хранения;
• определение полезной площади склада;
• расчет нагрузки на единицу площади с учетом категории склада и технической оснащенности.

При проектировании складов исходят из типовой схемы назначения помещений:

• технологические непосредственно связаны с обработкой ТМЦ — включают зоны хранения, разгрузки и экспедиции приема, отгрузки и экспедиции исходящего грузопотока, зоны обработки, сортировки, комплектования, участков перемещения внутреннего транспорта;
• административно-бытовые используются для обеспечения работы с документацией и создания условий для персонала. Эта часть склада проектируется с офисами для руководителя, бухгалтеров и кладовщиков, раздевалками и бытовыми комнатами, помещениями для приема пищи и отдыха персонала, санузлами;
• вспомогательные — нужны для работы склада — включают площади для обслуживания подвижной техники, аппаратные и компрессорные холодильных складов, помещения для устройств вентиляции и отопления, кладовые хранения инвентаря в зависимости от профиля основного хранения склада.

Для предпринимателя и компании важно соблюдение большого числа нормативов. Например, размер площади для работников складского офиса рассчитывается исходя из количества рабочих мест, санитарно-гигиенических норм, требований общей и пожарной безопасности и использованной системы воздухообмена.

Технологические зоны склада

Для нормальной работы с ТМЦ на складе выделяют технологические площади и пространства для обработки и хранения. Для каждого конкретного склада принимаются во внимание особенности работы с товарами и грузами, грузопотоки и интенсивность сортировки.

Рекомендуется обратить внимание на ряд важных критериев.

1. Заполнение зоны хранения. ТМЦ могут храниться на стеллажах (вертикальное распределение) и на выделенных местах с возможностью штабелирования на поддонах. При стеллажной организации учитывается заполнение ячейки и весовая нагрузка на конструкцию стеллажей и пол. Это расчетные данные, которые закладываются в проект склада.
2. Выделение зон экспедиции и погрузочных операций. Независимо от интенсивности входящих и исходящих грузопотоков потребуется работать с транспортом и обрабатывать грузы на отдельных площадях. При проектировании важно учесть габариты транспорта, безопасные боковые интервалы для постановки на погрузку, пространство для маневрирования складской техники. Зона экспедиции должна обеспечивать доступ сотрудников к грузу для контроля, осмотра товаров в упаковках и на поддонах. При небольших грузопотоках эти зоны приемки и отправки можно объединить, не создавая условий для путаницы и пересортицы при операциях.
3. Зоны обработки и формирования заказов. Если склад является частью цепочки организованной доставки и сортировки, операции с заказами следует вывести на отдельные площадки. Это могут быть промежуточные участки между зонами хранения и отгрузки/приема. Необходимо создать безопасные условия для работы персонала с учетом количества операций в час и смену. Зоны комплектации заказов располагают так, чтобы обеспечить транспортную связанность с участками хранения и экспедиции.
4. Внутренние проходы и проезды в зоне хранения и обработки заказов. По стандартной формуле их исключают из полезной площади склада, но именно эти участки пронизывают всю зону хранения ТМЦ. Слишком широкие проходы забирают полезную площадь при ограниченном движении внутреннего транспорта, слишком узкие — приводят к простою, возникновению пробок и столкновениям со стеллажами и ТМЦ на поддонах.

Часть вспомогательных пространств и площадей невозможно вывести из технологических помещений склада. Это небольшие на вид, но в сумме занимающие много места установки воздухообмена, отопительные приборы и обогреватели, места размещения и маневрирования грузоподъемной техники. Эти особенности обязательно учитываются в типовых проектах складских комплексов в соответствии с существующими нормативами и ограничениями. Склад с холодильными установками проектируют с проходами для подачи холода. На складе со смешанными товарами распределяют зоны комплектации и формирования заказов по приоритетности, доступности, частоте обращения к определенной части номенклатуры хранения.

Закупка оборудования

Оборудование и техническая оснащенность склада влияют на эффективность и снижение непроизводительных потерь. Складская техника распределяется по нескольким категориям:

• внутренний технологический транспорт — самоходные машины для перемещения и размещения ТМЦ, погрузчики и тележки;
• самоходные машины и складская подъемная техника — штабелеры, ричтраки, сборщики заказов с подъемными площадками;
• несамоходные транспортные и подъемные устройства и приспособления — рохли, передвижные подъемники;
• закрепленное оборудование — смонтированные на стеллажах штабелеры, подъемные площадки и мосты, аппарели для связи транспорта с зонами погрузки и разгрузки, автоматические ворота и тамбуры.

При закупке оборудования большая часть планирования приходится на самоходные машины и передвижные приспособления. Базовые критерии при выборе:

• источники энергии и ограничения — самоходные устройства для складов бывают электрические и оборудованные ДВС;
• автономность — длительность непрерывной работы подвижной единицы по сменам и часам, время на зарядку и обслуживание;
• грузоподъемность и ограничения по высоте — средняя весовая нагрузка на единицу складского транспорта не должна быть ниже среднего веса одной единицы отгрузки и хранения, при этом хранение в стеллажах высотой более 9 м требует закупки ричтраков в дополнение к погрузчикам и штабелерам;
• габариты и маневренность подвижных машин — возможность разъехаться в одном проходе и развернуться на площадке (перекрестке) шириной от 3 метров.

При выборе подвижных машин и внутреннего транспорта важно учесть указанные в характеристиках показатели рабочего цикла. Это длительность выполнения одной операции по подъему и опусканию груза и скорость перемещения по транспортным проходам. Из ограничений стоит учесть:

• проходимость техники по полу склада с разным качеством покрытия;
• необходимость работы в помещении и на открытых участках хранения/погрузки;
• частоту зарядки АКБ автономных машин в смену или между сменами;
• возможность или запрет на использование ДВС в помещениях — наличие выхлопа требует доработки системы воздухообмена.

При аренде склада лучше ориентироваться на уже имеющиеся стационарные и закрепленные механизмы, чтобы снизить затраты на оснащение. Самоходная техника и приспособления более гибки в применении, при необходимости ее можно использовать на другом складе без затрат на демонтаж и новую установку.

Разработка системы учета для организации работы склада

Как оптимизировать работу склада? Для этого используется система управления складом (СУС), в современной реализации включающая все уровни менеджмента, учет движения и обработки ТМЦ, интеграцию отдельных устройств для формирования заказов и анализа информации. Для склада предприятия и поставщика ресурсов разработаны системы управления запасами, основанные на отраслевых решениях и типовых схемах.

Обычно СУС разделена на аппаратную и программную часть. Программное ядро устанавливается на собственный или облачный сервер, соответствующий функционал выводится на аппаратные консольные устройства. Разработаны программы, позволяющие интегрировать управление складом в 1С для предприятия и торгового объекта, наладить связь и обмен данными между складом и другими звеньями товарной и логистической цепочки. Большинство решений для конкретного склада выстраивают на базе типовой СУС, предусматривающей использование модулей.

Что дает система управления складом на практике:

• идентификацию товаров по штрих-кодам и маркировке, распределение по категориям;
• возможность формировать категории хранения по зонам;
• оптимизацию маршрутов внутри склада, отслеживание ТМЦ по признакам заказа, категории хранения, месту расположения;
• использование единой базы с данными, формирование отчетов и аналитики, управление комплектованием заказов и отгрузками в реальном времени.

Из примеров конкретной реализации СУС можно привести использование сканеров штрих-кодов для сбора заказов и поиска товаров в зоне хранения. Сканер передает данные в СУС для обработки. Более сложное решение для больших объемов — ТСД (терминал сбора данных), который сам обрабатывает данные о ТМЦ и передает в систему готовую информацию. На складах, где предусмотрена обработка заказов из входящего грузопотока, применяются маркировщики — устройства для нанесения кодов и меток, актуальных для идентификации товаров, в том числе в системах учета “Честный знак” и аналогах.

Обучение и организация работы с персоналом склада

Склад — это предприятие, где к выполнению работ привлекается наемный персонал. По уровню ответственности складская деятельность близка к промышленной, поэтому в вопросах работы с персоналом важно соблюдать ряд требований.

1. Проверьте по кодам и нормам охраны труда требования к подготовке — некоторые машины и приспособления используются только под управлением обученного специалиста.
2. Организуйте обучение и инструктаж персонала по ТК РФ и нормативам охраны труда.
3. Разработайте и введите приказом положение о складе, создайте штатное расписание, график сменности.
4. Разработайте и введите в действие локальные правовые акты и должностные инструкции для работников склада, проведите ознакомление.

Изучите нормативы по обеспеченности СИЗ, обеспечьте работников этими средствами. Все эти задачи можно поручить сторонней компании по договору. Еще один вариант — организовать хранение и обработку ТМЦ на арендованном складе со штатом персонала. Если склад находится в составе предприятия, то эти задачи решаются кадровиками и уполномоченными по ТБ и ОТ.

Организация процессов приемки, хранения, отгрузки и учета товаров

Как навести порядок на складе и работать без потерь? Это организационные задачи, которые принято определять по принадлежности к процессу. Основные процессы на складе — это прием товаров (ТМЦ), хранение и отпуск. В зависимости от формы работы они состоят из этапов:

• разгрузка входящего транспорта и идентификация груза по единицам транспортировки;
• приемка груза (ТМЦ) с идентификацией по признакам хранения и сортировки;
• размещение и хранение;
• обработка заказов на отгрузку, в том числе формирование, сортировка и комплектование, проверка и маркировка (экспедиция);
• погрузка на транспорт для транспортировки за пределы склада.

Есть ряд приемов, позволяющих организовать работу любого склада с минимальными потерями. Зонирование полезной площади по категориям хранения или признакам товарных групп. Разработка карты склада с указанием мест хранения. Установление приоритетов — размещение некоторых групп ТМЦ в зоне быстрого доступа, если они пользуются спросом и востребованы для приоритетных заказов. Выделение групп персонала для постоянных операций, разделение смен на группы по зонированию или обслуживанию категорий товаров. Дать конкретные рекомендации можно только после изучения условий на конкретном складе.

Логистика и транспортировка

Логистическая стратегия допускает использование собственных складских площадей, обработку сторонних ТМЦ, отправку части категорий хранения на другие склады и предоставление площадей клиентам для самостоятельной обработки своих заказов. Принято классифицировать логистику как внутреннюю и внешнюю. Все логистические процессы зависят от схемы и технологии обработки грузопотоков. Базовые рекомендации:

• прибывающий на склад транспорт следует разгружать в день прибытия, идентифицировать наименования необходимо в процессе разгрузки;
• при большой номенклатуре имеет смысл выделить зоны временного размещения, чтобы быстро обрабатывать потоки и направлять товары в зоны постоянного хранения;
• разработка технологических карт — все операции (от разгрузки, первичной обработки и до отгрузки) проводятся по оптимальной схеме с расчетом потребности в персонале и технике;
• разработка технологии внутренней транспортировки — определение маршрутов внутренней техники, количества сменного транспорта в зависимости от интенсивности потоков.

Внутренняя логистика зависит от внешней — процесс перемещений строится исходя из ритма обработки исходящих и поступающих на склад грузов. В логистических схемах учитываются приоритетность и принципы зонирования по категориям хранения.

Постоянное улучшение и анализ

Оптимизация работы склада строится на данных анализа. В состав аналитики можно включать разные показатели: от загруженности площадей и объемов до скорости обработки определенных групп заказов.

Цель анализа — получение информации о балансе затрат и прибылей, экономической эффективности склада как предприятия или структурного подразделения. В общем виде пути улучшения работы склада можно охарактеризовать:

• изменение (оптимизация) использования площадей;
• реорганизация процессов обработки входящих и исходящих грузов;
• реорганизация работы с персоналом, внедрение регламентов и чек-листов по операциям и процессам;
• обновление оборудования, пересмотр внутренней логистики и порядка использования техники, внедрение систем автоматизации склада (СУС).

Существующий набор типовых решений и методов позволяет адаптировать их к складам любого профиля и масштаба деятельности.

Общий вывод по вопросам организации работы склада с нуля — рекомендуем использовать комплекс всех доступных решений, начинать с анализа профиля хранения и обработки грузов, привязывать решения по оборудованию, площадям и персоналу к конкретным условиям, выполнять нормативные требования и документировать все процессы с практической точки зрения.